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REAPERTURA DE INSTALACIONES COLEGIALES
Como se informó en la Circular 40/2020, el próximo lunes, 8 de junio, se procederá a la reapertura de las dependencias colegiales, tanto la Sala de Letrados en la Ciudad de la Justicia, como el edificio principal en la Calle Don Jaime I, número 18. En esa fecha, se habrá finalizado el Expediente de Regulación Temporal de Empleo que ha afectado a un 80% de la plantilla. Esta medida que, en su momento, resultó adecuada para ajustar el trabajo del personal a las necesidades reales del Colegio, hoy ya no es necesaria al reanudarse e incrementarse la actividad judicial y colegial. Durante estos casi tres meses en que nuestro Colegio ha estado cerrado al público, se han mantenido la mayoría de los servicios, que se han prestado de forma telemática. Cuando alguna gestión no se ha podido realizar a distancia, se ha atendido, excepcionalmente, de forma presencial, conservando las medidas de seguridad necesarias. Para ello, desde el primer día, se habilitó un correo de emergencias, además de mantener, en la medida de lo posible, el resto de atención telemática y telefónica, con lo que se ha intentado resolver cualquier urgencia que haya podido surgir. En especial, el Departamento de Turno de Oficio, como actividad esencial, ha funcionado con normalidad, si bien adaptando determinadas actuaciones a las necesidades operativas impuestas por el estado de alarma. El resto de Departamentos ha mantenido una actividad suficiente para atender las necesidades colegiales. Y, en los casos en que las circunstancias han impedido prestar determinados servicios, fundamentalmente los de Biblioteca y Formación, se buscaron soluciones alternativas. Así, se amplió la oferta de acceso telemático a bases de datos y libros y se facilitaron numerosas claves a compañeros que las solicitaron, lo que demuestra que las bases se han consultado. Se han impartido hasta dieciséis sesiones de formación por videoconferencia, en algunos casos con una asistencia de más de 400 compañeros y se va a continuar con una oferta de formación telemática en colaboración con el Consejo General de la Abogacía Española. También se ha facilitado numerosa información, con la publicación de casi 30 circulares, en las que se ha intentado mantener al día a los compañeros ante la profusión legislativa y reglamentaria que nos ha acompañado durante esta pandemia. Y, aunque no se ha podido realizar la actividad habitual del Colegio, se ha procurado dar el máximo servicio que las circunstancias han permitido. No sólo en la gestión y concesión de ayudas y aplazamientos, sino que, como bien conocéis porque habéis hecho uso de este servicio muchos de vosotros, desde el Colegio se han realizado gestiones con diferentes proveedores para ayudaros en la adquisición de material de protección, gestión que, aunque ha supuesto un esfuerzo para muchos Diputados y personal del Colegio, se ha realizado con entusiasmo y satisfacción porque se entendió que era necesaria. La situación actual, en especial tras la reanudación de cómputos de plazos administrativos y procesales, así como el aumento de la actividad judicial y colegial, aconseja proceder a la reapertura de nuestras instalaciones con carácter inmediato. Eso sí, adoptando unas aconsejables medidas de seguridad que salvaguarden la salud de colegiados, empleados y público en general. Para ello, conviene establecer unos protocolos de seguridad que nos vienen exigidos por las autoridades sanitarias con la normativa emanada al respecto y recomendados por nuestro servicio de prevención, seguridad e higiene en el trabajo. Las medidas que se van a exponer a continuación no son caprichosas y están pensadas y elaboradas atendiendo, fundamentalmente, a la seguridad de quien asista al Colegio. Además, como se ha indicado, son fruto de la exigencia de las autoridades sanitarias y han sido expuestas y consensuadas con nuestro servicio de prevención en visita realizada a las instalaciones colegiales. En todo caso, la evolución de la pandemia aconsejará, muy probablemente, la revisión de todas o de alguna de estas medidas. Por tanto, más adelante se analizará la situación, se valorará convenientemente y, atendiendo a la situación sanitaria existente en ese momento, así como a las normas e instrucciones que dicten las autoridades, se tomará la decisión que se estime más adecuada, con la convicción de que la gran mayoría de estas medidas, si no todas, se podrán relajar. En esta apertura de instalaciones, hay que distinguir entre las sitas en la Ciudad de la Justicia y las propias de la sede principal en Don Jaime I, número 18. 1.- Instalaciones colegiales de la Ciudad de la Justicia. La competencia respecto a seguridad en estas instalaciones corresponde al Gobierno de Aragón, si bien desde el Colegio se han adoptado una serie de medidas que han sido revisadas por el arquitecto responsable y la Directora General de Justicia en reunión mantenida hace unas fechas, dando su beneplácito a las mismas. De esta manera, se han instalado mamparas en las mesas de los Letrados Consultores y Tramitadores, así como un elemento de separación al puesto de trabajo de las empleadas del Colegio. El próximo lunes también se instalarán mamparas en la Sala de Letrados. A todos los asistentes se les exigirá el uso de mascarilla y se pondrá a disposición de las personas que asistan al SOJ y a la Sala de Letrados geles hidroalcohólicos. También se han colocado carteles en relación al uso de medidas de protección y el uso restringido de fotocopiadoras. Finalmente, en el SOJ se ha implantado un sistema de cita previa a partir del 2 de junio de 2020, comenzando a prestarse el servicio desde ayer jueves, 4 de junio. En cuanto a la Sala de Letrados, la normativa sanitaria no nos permite utilizar la Sala de Ordenadores y el Armario de Togas. En cualquier caso, aunque dichos servicios no estén operativos, habrá personal del colegio para atender las fotocopiadoras, custodia de sobres y documentación, así como para apoyo al SOJ y atención a los letrados. Se va a fijar un aforo máximo atendiendo a las normas en función de las medidas de la Sala de Letrados. 2.- Instalaciones colegiales sitas en Don Jaime I, número 18. El Colegio lleva trabajando ya desde hace varias semanas en la implementación de medidas que garanticen la seguridad de los letrados, del personal colegial y del público en general que acceda a nuestras dependencias. Y todo ello en atención a las recomendaciones e instrucciones de las autoridades sanitarias y del servicio de prevención y seguridad en el trabajo que asesora al Colegio. a) Acceso, permanencia y salida del edificio. Cita previa. En cuanto al acceso, permanencia y salida del edificio, resulta fundamental la existencia de una vía de entrada y otra vía de salida. El acceso será, en todo caso, por el local de mediación. El público en general no podrá acceder al edificio si no ha sido citado previamente. Esta medida no afectará a los letrados. Quien, sin ser colegiado, pretenda acceder al edificio, se le explicará la necesidad de solicitar cita. Habrá destinado un aparador con información sobre cómo obtenerla y se colocarán carteles indicativos al respecto. Toda persona, colegiado o no, que vaya a acceder al edificio, deberá venir provisto de mascarilla. En la entrada se colocará una alfombra de desinfección y un dispensador de gel. En cuanto a los colegiados, aunque no sea obligatorio, se recomienda hacer uso, igualmente, del sistema de cita previa, si bien se es consciente que ello no siempre es posible. En el caso de los letrados, el sistema de cita previa podrá ser de forma telefónica o por email. Para ello, se facilitan seguidamente las direcciones de correos electrónicos de todos los departamentos:
Por supuesto que, como se ha indicado, no siempre será posible solicitar dicha cita. En este caso, cuando un compañero acuda a las dependencias colegiales sin cita previa y una vez conocido el motivo de su visita, se intentará concertar la cita sobre la marcha y, si no fuera posible dar solución inmediata al motivo de su visita, se concertará nueva cita, con carácter preferente, lo antes posible. En todo caso, tanto para colegiados como público en general, se facilitará la atención y gestión telemática, intentando, en la medida de lo posible, ahorrar el desplazamiento a la sede colegial. Por todo el Colegio se instalarán carteles indicativos de la dirección de entrada y salida de las visitas y del personal. Se establecerá un horario de atención a Colegiados que coincidirá, básicamente, con el horario de apertura del Colegio. En cuanto a la atención al público, el horario será de 10:00 a 13:00 horas. Durante el mes de junio y a partir de septiembre no se atenderá al público por las tardes, tan sólo a los letrados. Se habilitarán zonas de espera diferenciadas para público y letrados. Para éstos, en el hall situado tras el despacho de mediación. El personal que deba atender al colegiado bajará a buscarle y le acompañará al puesto donde se realizará la gestión para la que haya acudido al Colegio. Una vez finalizada la visita, la misma persona que haya atendido al colegiado le acompañará a la salida. Ésta se efectuará por la escalera que da a la Calle San Andrés para, precisamente, mantener una vía de salida diferente de la vía de entrada. b) Actividades grupales. Durante este primer periodo de reapertura colegial, no habrá actividades de Formación ni reuniones de grupos con personas ajenas a la organización. Ello supone que, salvo expresa autorización por parte del Colegio, no se podrán reservar Salas para reuniones grupales a excepción de las reuniones de Junta de Gobierno, Comisiones y Secciones, en las que haya asistencia exclusiva de colegiados. También podrán reservarse salas para reuniones entre letrados, no con clientes ni terceros no abogados. En cuanto a estas reuniones, se establecerá un protocolo específico para cada una de ellas dependiendo del órgano, de los asistentes y de la duración de la reunión. En especial, en lo referente al acceso, la permanencia en las instalaciones y la salida. Dicho protocolo será comunicado a los asistentes con anterioridad a la celebración de la reunión. En todo caso, la Sala que sea utilizada será convenientemente señalizada para evitar su uso hasta su correcta desinfección. c) Biblioteca. En cuanto a la Biblioteca, en la situación actual se desaconseja el acceso a letrados y público en general, dado que no se pueden consultar publicaciones ni acceder a los ordenadores. Se permitirá el sistema de préstamo. En este caso, el letrado deberá solicitar la obra que precise, tras consulta en la Base de Datos y, en su caso, telefónicamente y el Departamento embolsará y etiquetará el libro que se depositará en recepción para su recogida. La devolución del libro deberá efectuarse en la misma bolsa en la que fue entregado, depositándose en un aparador que se instalará a tal fin en la recepción del local de Mediación para someterlo a la cuarentena que marca la normativa. d) Departamento de Turno de Oficio. En cuanto al Departamento de Turno de Oficio, se incentivará el uso de medios telemáticos para gestionar documentación. A este respecto, se irán adoptando paulatinamente varias medidas: (i) creación de un buzón para que el público que ha de traer su documentación por primera vez la deposite; (ii) implementación del sistema de BUROSMS que ofrece SIGA para requerimientos de información; (iii) habilitación de una dirección de correo específica para que los letrados remitan los partes de guardia sin necesidad de desplazamiento, como se ha venido efectuando hasta la fecha mientras el Colegio ha permanecido cerrado, si bien a la dirección genérica del Turno de Oficio. Dicha dirección, partesdeguardia@reicaz.es estará operativa a partir del próximo lunes, 8 de junio. (iv) recordar e incentivar la gestión telemática de expedientes a través de SIGA que se comenzó a implantar hace un año y que está funcionando satisfactoriamente; (v) recogida del teléfono y de las listas por el Jefe de Guardia de la forma tradicional como se venía realizando antes de la declaración del estado de alarma, si bien con todas las medidas de seguridad necesarias como son la desinfección del teléfono y su entrega en bolsa habilitada al efecto; (vi) instalación de interruptor en la puerta de salida del Departamento. Soy consciente de que esta situación y las medidas que nos vemos obligados a adoptar no son las ideales. Pero son absolutamente necesarias para preservar la salud y seguridad de quienes acceden al Colegio. Es muy importante que todos contribuyamos a evitar cualquier tipo de riesgo. La Abogacía siempre ha estado a la altura de las circunstancias y así lo hemos demostrado en estos meses tan complicados. Estoy seguro, como he dicho al principio de esta circular, que muy pronto podremos relajar estas medidas y, paulatinamente, recuperar la situación anterior al inicio de la pandemia. Para ello, cuento con vuestra comprensión y colaboración. Como siempre. Mucho ánimo. Ya falta menos. Un cordial y afectuoso saludo. EL DECANO Antonio Morán Durán
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